12.2 Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Einleitung

Dieser Themenbereich beinhaltet die Unterstützung des Anwenders beim Arbeiten mit elektronischen Geräten in den sorbischen Sprachen. Im Fokus steht hier die Interaktion von Menschen mit elektronischen Geräten in beruflichen Kontexten in der

• öffentlichen Verwaltung,
• Forschung,
• Handwerk und
• Dienstleistungen.

Visionen und Ziel für die sorbische digitale Welt

Vision 2030

„Sorben und Sorbisch-Lernende schreiben sehr leicht ober- und niedersorbisch auf elektronischen Geräten und werden vom Gerät dabei unterstützt, ihre sorbische Muttersprache respektive ihre Sprachfähigkeiten im Alltag oft und leicht anzuwenden.“

„Sorben und Sorbisch-Lernende nutzen für die Interaktion mit elektronischen Geräten die gesprochene sorbische Sprache (gleichwertig zur geschriebenen Sprache und gleichwertig zur deutschen Sprache).“

Konkrete Visionen 2025

„Mitarbeitende in sorbischen Verwaltungen und Unternehmen nutzen sorbische Benutzeroberflächen und wenden damit ihre sorbische Muttersprache im Arbeitsalltag oft und leicht an.“

„Potenzielle Auftragnehmer und Arbeitnehmer sind mittels digitaler Technologien gut vernetzt mit sorbischen Auftraggebern und Arbeitgebern, sie werden über neue Aufträge und Gesuche informiert sowie präsentieren ihre Angebote und Leistungen.“

Konkretes Ziel

In einer Verwaltung einer sorbischen Institutionen wird ein Programm mit durchgängig sorbischer Sprachunterstützung genutzt.

Ist-Analyse Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Recherche und Abgrenzung des Themas

Eine moderne digitale Arbeitswelt umfasst verschiedene Bereiche, die durch den Einsatz digitaler Technologien und Lösungen geprägt sind. Die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter und schneller zu gestalten. Im Folgenden liegt der Schwerpunkt der Analyse auf Organisationsformen, die hauptsächlich im sorbischen Sprachraum vorkommen. Diese Organisationsformen sind

• Öffentliche Verwaltung und Forschung
• Handwerk und Dienstleistungen
• Vereine

Digital unterstützbare Bereiche in Organisationen

Die folgenden Bereiche von Organisationen können digital unterstützt werden und sollten in einer modernen Arbeitswelt von öffentlichen Verwaltungen, im Handwerk und bei Dienstleistern beachtet werden.

Übergreifende Bereiche

• Kommunikation, Kollaboration, Wissensmanagement
  • E-Mail, Kalender
  • Chat, Videokonferenzen
  • Kollaborative Plattformen, gemeinsame digitale Arbeitsräume, Foren, soziale Intranets, Portale
  • Projekt- und Aufgabenmanagement
• Dokumentenmanagement und Archivierung
  • Elektronische Aktenführung und Dokumentenmanagement-Systeme
  • Austausch von Dokumenten
  • Aufbewahrung und Archivierung und von Dokumenten
• Datenmanagement, Analyse, Datenschutz
  • Datenanalyse-Tools und Business Intelligence
  • Datensicherheit und Datenschutz
  • Open Data
• Prozessmanagement und Automatisierung
  • Prozessanalyse und -optimierung
  • Automatisierung von Verwaltungsprozessen
• Schulungen, Weiterbildungen, Trainings
  • E-Learning-Plattformen und Online-Schulungen
  • Digitale Kompetenzentwicklung und Schulungsprogramme
  • Wissensmanagement und interne Schulungen
• IT-Infrastruktur und Technologie
  • Netzwerk- und Kommunikationstechnologien
  • Cloud Computing und Virtualisierung
  • Cybersecurity und Informationssicherheit
  • Elektronische Signaturen und Authentifizierung
  • Mobile Arbeitsumgebungen
• Buchführung und Finanzen
• Marketing, Vertrieb
• Kundenmanagement, Kundeninteraktion, Support
• Personalmanagement / Mitarbeiterverwaltung

Ergänzende Bereiche in öffentlichen Verwaltungen

• Antragsmanagement
• Sonstige Verwaltung / Ressourcenmanagement
  • Inventar, Lager
  • Fuhrpark
  • Immobilien

Ergänzende Bereiche in der Forschung

• Forschungsdatenmanagement
• Open Science
• Simulation und Modellierung
• Literaturrecherche

Ergänzende Bereiche im Handwerk und bei Dienstleistern

• Auftragsmanagement
  • Angebote
  • Zeiterfassung
  • Dokumentation
  • Terminplanung
• Materialbeschaffung und Lagerverwaltung
• Arbeitsvorbereitung
  • Planung und Simulation (CAD, virtuelle Realität)

zusammenfassend sollen im Folgenden die wesentlichen Bereiche analysiert werden

• Kommunikation, Kollaboration, Wissensmanagement
• Dokumentenmanagement und Archivierung
• Datenmanagement, Analyse, Datenschutz
• Prozessmanagement und Automatisierung
• Schulungen und Weiterbildung
• IT-Infrastruktur und Technologie
• Buchhaltung und Finanzen
• Marketing, Vertrieb, Kundenmanagement
• Personalmanagement / Mitarbeiterverwaltung

Aktuelle Standards in den Bereichen von Organisationen

In diesem Abschnitt sollen aktuelle Standards genannt werden, die in den oben gennanten Bereichen von Organisationen derzeit gelten.

• Überblick über den Status quo der Digitalisierung in der Arbeitswelt
• Welche (digitalen) Standards (Tools, Prozesse, Methoden etc.) gibt es in den einzelnen Bereichen?
• inkl. der Komponenten (Dokumenten-, Prozess-, Wissensmanagement, elektronische Unterschriften mittels Zertifikaten usw.)
• Entwicklung von Nutzungs-Szenarien (Soll-Zustand)
• wesentliche Bereiche identifizieren, in diesen status quo ermitteln an Methoden, Tools, Prozessen
• Überblick erstellen über den Status quo der Weiterbildungen von Arbeitnehmern (von Verwaltungen)

Ist-Analyse sorbische Welt der Digitalisierung von Arbeitsabläufen

• Ergebnisse der Interviews zusammenfassen, Fokus Tools, Prozesse, Methoden und Weiterbildungen
• ggf. weiterführende Gespräche mit den betreffenden Institutionen, insb. zu Weiterbildungen von Arbeitnehmern
• auch Gespräche mit dem Bund sorbischer Handwerker und Unternehmer e. V. (https://www.domowina.de/?id=284)

Ergebnisse der Interviews

Im Rahmen der Erstellung des sorbischen Digitalisierungskonzeptes wurde 2021 der Ist-Stand im Themenbereich "Digitale Arbeitswelt" analysiert. Hierfür wurden Interviews mit ausgewählten sorbischen Institutionen durchgeführt, um die spezifischen Anforderungen sorbischer Organisationen an die Digitalisierung zu identifizieren, zu analysieren und zusammenzufassen. In diesem Abschnitt präsentieren wir die Resultate dieser Interviews und interpretieren die daraus gewonnenen Erkenntnisse.

Die Interviews wurden mit Vertretern folgender sorbischer Institutionen durchgeführt:

• Domowina e. V. / Domowina z. t.
• Sprachzentrum WITAJ / Rěčny centrum WITAJ
• Stiftung für das sorbische Volk / Załožba za serbski lud
• Sorbisches Institut e. V. / Serbski institut z. t.
• Sorbisches National-Ensemble gGmbH / Serbski ludowy ansambl tzwr
• Domowina-Verlag GmbH / Ludowe nakładnistwo Domowina tzwr

Zusammenfassung der Digitalisierungsbedarfe von sorbischen Organisationen 2021

Digitalisierungsbedarf	Beschreibung	Nennungen
Ermöglichen von Home-Office	ausreichend dienstliche Notebooks entsprechende IT-Infrastruktur interne Regelungen	6 von 6
hoher Anwendungs-Kenntnisstand der Mitarbeiter	regelmäßige Weiterbildungen Wissenstransfer zu IT-Themen mittels Wissens-Mediatoren und Wissens-Pools Fachkreise Fachkräfte DB	5 von 6
Dokumentenablage / Dokumentenmanagementsystem (DMS)	leichtes Finden OCR inkl. sorbischer Buchstaben revisionssichere Ablage ggf. zentral genutzt von mehreren sorbischen Institutionen Arbeitskreis DMS über alle sorbischen Institutionen hinweg	5 von 6
Cloudlösung / Kollaborationsplattform	auch Kommunikationsplattform für Dateiaustausch mit Externen zentral betriebene Cloud für alle sorbischen Institutionen wäre vorteilhaft	5 von 6
moderne IT-Infrastruktur	Standort- und Organisationsstruktur-übergreifende Infrastruktur höhere Upstream-Bandbreite der Server im Haus Virtualisierung der Serverumgebung Standortunabhängig ggf. extern administriert moderne Ausstattung des Neubaus am Lauengraben	5 von 6
IT-Fachkräfte	für IT-Management, CMS / Webseite sorbischsprachige IT-Fachkräfte leichter Zugriff auf interne, zentrale oder externe Fachkräfte	5 von 6
umfangreiche Unterstützung der Dreisprachigkeit	MS Office Spracherkennung Übersetzungsdienst geographische Namen soziale Netzwerke aller Softwareprodukte und Webangebote leichteres Update der sorbischen Rechtschreibprüfung	4 von 6
Projekt- und Aufgabenmanagement	auch übergreifendes Projektmanagement	4 von 6
Customer-Relationship-Management-System (CRM)	für die Adress- und Verteilerpflege	4 von 6
Foto-Archiv	mit Archivierung gedruckter Fotos Übergabe an das Kultur-Archiv Recherche im Kultur-Archiv	4 von 6
zentrale Verwaltung der IT-Assets	IT-Inventar Lizenzen Softwareversionen	3 von 6
moderne Webseite	Content Management System (CMS) gerne gemeinsam mit weiteren sorbischen Institutionen	3 von 6
IT-Support-Ansprechpartner	1st-Level-Support definierte IT-Prozesse gern zentral organisiert für alle sorbischen Institutionen	2 von 6
Organisationsstandard zur Dokumentenablage	Verringerung der Redundanzen der Daten	2 von 6
digitale Personalprozesse	Genehmigungsprozesse wie Urlaubsanträge Zeiterfassung Travel-Management Recruiting	2 von 6
Dokumentenarchivierung	Aufbewahrung von abgeschlossenen Vorgängen und Akten Übergabe an zentrales Kulturarchiv	2 von 6
moderne VoIP-Telefonanlage		2 von 6
Integration der vorhandenen Software	Schnittstellen	2 von 6
moderne Online-Shop-Lösung	gemeinsame Lösung inkl. moderner Bezahlmethoden	2 von 6
Wissensmanagement	Intranet Wiki	2 von 6
Pressemonitoring	auch zentral möglich	2 von 6
Weitere Nennungen	Organisationsstandard für Zugriffe auf IT-Systeme arbeiten im Home-Office Zugriff per VPN Zeitgemäßes Redaktionssystem mit zeitnahen, aktuellen Angeboten und News über alle Kanäle Organisationsstandard für E-Mail-Umgang Ablage, Löschen und Archivieren von E-Mails einheitliche E-Mail-Adressen zentrales Pflegen von Adress- und Kontaktlisten Aufbau eines Digitalisierungszentrums Aufbau eines Forschungsdatenmanagements und wissenschaftlichen Informationsportals Organisationsstandard für Webkonten Benutzerkonten in sozialen Medien Webseiten etc. Moderne Buchhaltungslösung auch zentral organisiert und betrieben für alle sorbischen Institutionen, wenn mandantenfähig	1 von 6
Sonstiges	Bündeln der Kräfte und Kapazitäten Angleichung der Software-Produkte über die sorbischen Institutionen Finden von Partnern in Wirtschaft und Politik Kooperationen mit anderen Minderheiten mit anderen sorbischen Institutionen: zentrale Fachkreise Digitalisierung, IT, Marketing u. a. schnelles und professionelles Übersetzen von Texten zwischen deutsch, ober- und niedersorbisch gemeinsame professionelle Auftritte in sozialen Medien (z. B. YouTube) zentraler sorbischer News-Feed - zentrale Adressdatenbank zentrale Bereitstellung von Standardsoftware (z. B. Office) zentrale IT-Prozesse (Vergabe von Mails, Einrichtung Rechner etc.) Weiterentwicklung digitaler Prozesse Live-Streaming von Vorträgen Einheitliche E-Mail-Namenskonvention/E-Mails f. Mitarbeiter Optimierung Rechnungsworkflow

zusammenfassen, Fokus Tools, Prozesse, Methoden und Weiterbildungen
Ergebnisse der Interviews zu folgenden wesentlichen Bereichen der Arbeitswelt sollen zusammengefasst werden
zusammenfassend sollen im Folgenden die wesentlichen Bereiche analysiert werden
* Kommunikation, Kollaboration, Wissensmanagement
* Dokumentenmanagement und Archivierung
* Datenmanagement, Analyse, Datenschutz
* Prozessmanagement und Automatisierung
* Schulungen und Weiterbildung
* IT-Infrastruktur und Technologie
* Buchhaltung und Finanzen
* Marketing, Vertrieb, Kundenmanagement
* Personalmanagement / Mitarbeiterverwaltung

Soll-Konzeption Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Maßnahmen entwickeln
Welche Maßnahmen und Schritte sind notwendig, um die „Digitalisierung von Arbeitsabläufen inkl. Weiterbildungen für Arbeitnehmer“ voranzubringen oder gar als Dienstleistung für sorbische Kulturgutträger anzubieten?

• Beschreibung der Maßnahmen inkl. ihrer Schritte
• Bewertung der Maßnahmen (grobe Aufwandsschätzung)