12.3.A2 Prüfraster zur Bewertung des Entwicklungsstandes beim Aufbau der Digitalisierung des Kulturerbes

Prioritäten und Prüfkriterien für den Aufbau

Die aus den Fallbeispielen abgeleiteten Handlungsfelder können zugleich als Prüfraster für eine Ist-Analyse genutzt werden. Dabei wird nicht nur geprüft, ob ein Konzept oder ein technisches System vorhanden ist. Entscheidend ist, ob Zuständigkeiten, Verfahren, Finanzierung und Qualität bereits praktisch erprobt und dauerhaft verankert sind.

Jedes Handlungsfeld kann anhand folgender Reifegrade bewertet werden:

Reifegrad 0	Reifegrad 1	Reifegrad 2	Reifegrad 3	Reifegrad 4
Nicht begonnen	Konzeptionell geklärt	Pilotiert	Teilweise im Regelbetrieb	Dauerhaft etabliert und überprüft
Keine abgestimmten Ziele, Zuständigkeiten oder Verfahren	Ziele, Rollen und Anforderungen sind beschrieben	Das Vorgehen wurde mit einzelnen Beständen oder Trägern erprobt	Leistungen werden wiederholt erbracht, sind aber noch nicht vollständig verfügbar	Zuständigkeiten, Finanzierung und Verfahren sind dauerhaft verankert und werden regelmäßig überprüft

Wenn sich der Entwicklungsstand zwischen Register, Digitalisierungsdiensten, Repositorium und Präsentationssystem deutlich unterscheidet, sollte der Reifegrad eines Handlungsfeldes zusätzlich für jede dieser Funktionen getrennt bewertet werden.

Priorität	Handlungsfeld	Prüfkriterien und mögliche Nachweise	Reifegrad (0–4)
Prio 1) Rahmen festlegen	1. Gemeinsam entscheiden und Zugänge regeln	Verantwortlichkeiten und Entscheidungsrechte für Auswahl, Priorisierung, Beschreibung, Digitalisierung, Veröffentlichung, Einschränkung und Rücknahme von Inhalten sind schriftlich festgelegt. Angehörige der Gemeinschaft und Kulturgutträger sind nicht nur beratend, sondern mit nachvollziehbaren Entscheidungsrechten beteiligt. Einheitliche Rechte- und Zugangskategorien sind definiert und können für einzelne Objekte oder Bestände dokumentiert werden. Rechtliche Zulässigkeit und kulturelle Angemessenheit werden getrennt geprüft. Für Korrekturen, Beschwerden, nachträgliche Einschränkungen und die erneute Prüfung gesperrter Inhalte bestehen geregelte Verfahren.
Prio 1) Rahmen festlegen	2. Dauerbetrieb und Finanzierung sichern	Für Register, Digitalisierungsdienste, Repositorium und Präsentationssystem sind verantwortliche Betreiber benannt. Die Übergabe aus einer Projektphase in den dauerhaften Betrieb ist schriftlich geregelt. Ein wiederkehrendes Budget berücksichtigt Personal, technischen Betrieb, Speicher, Sicherung, Beratung, Rechtearbeit, Datenpflege und Qualitätssicherung. Kosten für Softwarepflege, Informationssicherheit, technische Erneuerung und spätere Datenmigrationen sind berücksichtigt. Für Trägerwechsel, Projektende oder den Ausfall eines Dienstleisters besteht ein Übergabe- und Ausstiegskonzept.
Prio 1) Rahmen festlegen	3. Standards und Langzeiterhaltung festlegen	Ein gemeinsamer Metadatenkern mit Pflichtfeldern und eindeutigen Kennungen ist beschlossen. Sprachen, Sprachvarianten, Originalbezeichnungen, Übersetzungen, Selbstbezeichnungen und historische Fremdbezeichnungen können getrennt erfasst werden. Qualitätsanforderungen für unterschiedliche Kulturgutarten, Dateiformate, Masterdateien und Nutzungsdateien sind festgelegt. Datenexporte und technische Schnittstellen sind dokumentiert und praktisch getestet. Ein Zielrepositorium und ein verbindliches Übergabeverfahren für Dateien und Metadaten sind festgelegt. Prüfsummen, Sicherungskopien, Wiederherstellungstests und spätere Format- oder Systemwechsel sind organisatorisch und technisch geregelt.
Prio 2) Erproben und aufbauen	4. Bestände priorisieren und die vollständige Kette pilotieren	Eine Bestandsübersicht berücksichtigt große und kleine Einrichtungen, ehrenamtliche Träger sowie materielles und immaterielles Kulturerbe. Priorisierungskriterien für Gefährdung, kulturelle Bedeutung, Nutzungspotenzial, Rechteklarheit, Aufwand und Kosten sind dokumentiert. Eine abgestimmte und regelmäßig aktualisierte Prioritätenliste liegt vor. Mehrere unterschiedliche Pilotbestände durchlaufen den vollständigen Prozess von der Erfassung bis zur Archivierung und Präsentation. Zeitaufwand, Kosten, Personalbedarf, Fehler, offene Rechtefälle und notwendige Nacharbeiten werden dokumentiert. Dateien und Metadaten konnten erfolgreich an das Repositorium übergeben, wiedergefunden und für eine Nutzung bereitgestellt werden.
Prio 2) Erproben und aufbauen	5. Zentral unterstützen und dezentral verantworten	Ein verständlicher Leistungskatalog für Beratung, Schulung, Digitalisierung, Rechtehilfe, Metadatenunterstützung und Qualitätskontrolle liegt vor. Feste Ansprechpartner und ein transparentes Verfahren für Anfragen und Priorisierung sind vorhanden. Kleine Einrichtungen können Daten über einfache zentrale Erfassungsangebote einbringen. Größere Einrichtungen können vorhandene Systeme über Datenexporte oder Schnittstellen anbinden. Zuständigkeiten für Originale, Metadatenpflege, Rechteklärung, Freigabe und Übergabe an das Repositorium sind geregelt. Nutzung, Kapazitäten, Bearbeitungszeiten, Schulungsbedarf und Zufriedenheit der beteiligten Kulturgutträger werden ausgewertet.
Prio 3) Auf gesicherter Grundlage ausbauen	6. Mehrsprachig vermitteln, Nachnutzung ermöglichen und Wirkung prüfen	Freigegebene Inhalte werden mehrsprachig, verständlich und möglichst barrierearm bereitgestellt. Inhalte werden durch historische, sprachliche und kulturelle Informationen eingeordnet. Rechteangaben, Quellenhinweise und zulässige Nutzungsformen sind eindeutig erkennbar. Download, Zitierbarkeit, Datenexport und technische Nachnutzung werden ermöglicht, soweit dies zulässig ist. Verfahren für Aktualisierung, Korrektur, Ergänzung und Rücknahme veröffentlichter Inhalte sind vorhanden. Nutzung und Wirkung werden anhand von Bildungsanwendungen, Forschung, Downloads, kultureller Nachnutzung, Datenqualität und Rückmeldungen bewertet.

Anwendung des Prüfrasters

Das Prüfraster ist nicht als starres Phasenmodell zu verstehen. Einzelne Handlungsfelder können parallel bearbeitet werden. Für den Übergang in eine größere Ausbaustufe sollten jedoch bestimmte Mindestvoraussetzungen erfüllt sein.

Als pragmatische Orientierung kann gelten:

• Beginn von Pilotprojekten: Die Handlungsfelder der ersten Priorität sind mindestens konzeptionell geklärt. Verantwortliche Stellen, vorläufige Standards und ein Zielrepositorium sind benannt.
• Breitere Digitalisierung: Entscheidungsrechte, Betrieb, Finanzierung, Standards und Archivierungsverfahren sind praktisch erprobt und zumindest teilweise im Regelbetrieb verankert.
• Breiter Ausbau der Präsentation: Rechteprüfung, Datenpflege, Repositorium, Betreiberverantwortung und Korrekturverfahren funktionieren verlässlich im Regelbetrieb.

Bei der Auswertung sollte nicht lediglich ein Durchschnitt aller Reifegrade gebildet werden. Entscheidend ist häufig die schwächste kritische Abhängigkeit. Ein weit entwickeltes Präsentationsportal kann beispielsweise ein fehlendes Langzeitarchiv, ungeklärte Rechte oder eine nicht geregelte Betreiberverantwortung nicht ausgleichen.

Zusammengefasst gilt:

Kein breiter Ausbau ohne geklärte Verantwortung, kein Digitalisat ohne Zielarchiv, kein Register ohne Datenpflege und keine Veröffentlichung ohne Rechte- und Kulturprüfung.