12.2 Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Einleitung

Dieser Themenbereich beinhaltet die Unterstützung des Anwenders beim Arbeiten mit elektronischen Geräten in den sorbischen Sprachen. Im Fokus steht hier die Interaktion von Menschen mit elektronischen Geräten in beruflichen Kontexten in der

• öffentlichen Verwaltung,
• Forschung,
• Handwerk und
• Dienstleistungen.

Visionen und Ziel für die sorbische digitale Welt

Vision 2030

„Sorben und Sorbisch-Lernende schreiben sehr leicht ober- und niedersorbisch auf elektronischen Geräten und werden vom Gerät dabei unterstützt, ihre sorbische Muttersprache respektive ihre Sprachfähigkeiten im Alltag oft und leicht anzuwenden.“

„Sorben und Sorbisch-Lernende nutzen für die Interaktion mit elektronischen Geräten die gesprochene sorbische Sprache (gleichwertig zur geschriebenen Sprache und gleichwertig zur deutschen Sprache).“

Konkrete Visionen 2025

„Mitarbeitende in sorbischen Verwaltungen und Unternehmen nutzen sorbische Benutzeroberflächen und wenden damit ihre sorbische Muttersprache im Arbeitsalltag oft und leicht an.“

„Potenzielle Auftragnehmer und Arbeitnehmer sind mittels digitaler Technologien gut vernetzt mit sorbischen Auftraggebern und Arbeitgebern, sie werden über neue Aufträge und Gesuche informiert sowie präsentieren ihre Angebote und Leistungen.“

Konkretes Ziel

In einer sorbischen Institutionen wird ein Programm mit vollständig sorbischer Sprachunterstützung genutzt.

Ist-Analyse Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Recherche und Abgrenzung des Themas

Eine moderne digitale Arbeitswelt umfasst verschiedene Bereiche, die durch den Einsatz digitaler Technologien und Lösungen geprägt sind. Die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter und schneller zu gestalten. Im Folgenden liegt der Schwerpunkt der Analyse auf Organisationsformen, die hauptsächlich im sorbischen Sprachraum vorkommen. Diese Organisationsformen sind

• Öffentliche Verwaltung und Forschung
• Handwerk und Dienstleistungen
• Vereine

Digital unterstützbare Bereiche in Organisationen

Die folgenden Bereiche von Organisationen können digital unterstützt werden und sollten in einer modernen Arbeitswelt von öffentlichen Verwaltungen, im Handwerk und bei Dienstleistern beachtet werden.

Übergreifende Bereiche

• Kommunikation, Kollaboration, Wissensmanagement
  • E-Mail, Kalender
  • Chat, Videokonferenzen
  • Kollaborative Plattformen, gemeinsame digitale Arbeitsräume, Foren, soziale Intranets, Portale
  • Projekt- und Aufgabenmanagement
• Dokumentenmanagement und Archivierung
  • Elektronische Aktenführung und Dokumentenmanagement-Systeme
  • Austausch von Dokumenten
  • Aufbewahrung und Archivierung und von Dokumenten
• Datenmanagement, Analyse, Datenschutz
  • Datenanalyse-Tools und Business Intelligence
  • Datensicherheit und Datenschutz
  • Open Data
• Prozessmanagement und Automatisierung
  • Prozessanalyse und -optimierung
  • Automatisierung von Verwaltungsprozessen
• Schulungen, Weiterbildungen, Trainings
  • E-Learning-Plattformen und Online-Schulungen
  • Digitale Kompetenzentwicklung und Schulungsprogramme
  • Wissensmanagement und interne Schulungen
• IT-Infrastruktur und Technologie
  • Netzwerk- und Kommunikationstechnologien
  • Cloud Computing und Virtualisierung
  • Cybersecurity und Informationssicherheit
  • Elektronische Signaturen und Authentifizierung
  • Mobile Arbeitsumgebungen
• Buchführung und Finanzen
• Marketing, Vertrieb
• Kundenmanagement, Kundeninteraktion, Support
• Personalmanagement / Mitarbeiterverwaltung

Ergänzende Bereiche in öffentlichen Verwaltungen

• Antragsmanagement
• Sonstige Verwaltung / Ressourcenmanagement
  • Inventar, Lager
  • Fuhrpark
  • Immobilien

Ergänzende Bereiche in der Forschung

• Forschungsdatenmanagement
• Open Science
• Simulation und Modellierung
• Literaturrecherche

Ergänzende Bereiche im Handwerk und bei Dienstleistern

• Auftragsmanagement
  • Angebote
  • Zeiterfassung
  • Dokumentation
  • Terminplanung
• Materialbeschaffung und Lagerverwaltung
• Arbeitsvorbereitung
  • Planung und Simulation (CAD, virtuelle Realität)

zusammenfassend sollen im Folgenden die wesentlichen Bereiche analysiert werden

• Kommunikation, Kollaboration, Wissensmanagement
• Dokumentenmanagement und Archivierung
• Datenmanagement, Analyse, Datenschutz
• Prozessmanagement und Automatisierung
• Schulungen und Weiterbildung
• IT-Infrastruktur und Technologie
• Buchhaltung und Finanzen
• Marketing, Vertrieb, Kundenmanagement
• Personalmanagement / Mitarbeiterverwaltung

Aktuelle Standards in den Bereichen von Organisationen

In diesem Abschnitt sollen aktuelle Standards genannt werden, die in den oben gennanten Bereichen von Organisationen derzeit gelten.

• Überblick über den Status quo der Digitalisierung in der Arbeitswelt
• Welche (digitalen) Standards (Tools, Prozesse, Methoden etc.) gibt es in den einzelnen Bereichen?
• inkl. der Komponenten (Dokumenten-, Prozess-, Wissensmanagement, elektronische Unterschriften mittels Zertifikaten usw.)
• Entwicklung von Nutzungs-Szenarien (Soll-Zustand)
• wesentliche Bereiche identifizieren, in diesen status quo ermitteln an Methoden, Tools, Prozessen
• Überblick erstellen über den Status quo der Weiterbildungen von Arbeitnehmern (von Verwaltungen)

Inhaltsverzeichnis

1 Pflicht zur E-Rechnung: rechtliche Anforderungen

1.1 E-Rechnung: Einführungstermine und Rahmenbedingungen

1.2 Zulässige Formate für elektronische Rechnungen

2 E-Rechnungen empfangen, bearbeiten und aufbewahren

2.1 Eingang von E-Rechnungen

2.2 NEU: Prüfung einer E-Rechnung

2.2.1 ZUGFeRD-Rechnung: Abweichungen zwischen PDF und XML?

2.2.2 Validierung, Prüfung und Wandlung einer XML-Datei in PDF

2.2.3 Sachliche und rechnerische Prüfung der E-Rechnung

2.3 Buchung und Zahlung der E-Rechnung

2.4 Aufbewahrung von E-Rechnungen

2.5 Technische Lösungen für die Aufbewahrung von E-Rechnungen

2.6 Verfahrensdokumentation

Předłoha:Anchor Dokumentenlenkung

Datum	Version	Verfasser	Bemerkungen
27.11.2024	1.0	Mirko Schenk	Erstellung erste Version
05.12.2024	1.1	Mirko Schenk	Ergänzung Prüfung, ob PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist

Hinweis: Grundsätzlich gilt bei allen personenbezogenen Bezeichnungen die gewählte Form für Angehörige aller Geschlechter.

Předłoha:Anchor Pflicht zur E-Rechnung: rechtliche Anforderungen

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie deren Umsetzung im deutschen Wachstumschancengesetz und im Umsatzsteuergesetz (UStG). Im vorliegenden Dokument sind hierfür die Anforderungen an und notwendigen Anpassungen bei den Buchhaltungsabläufen erläutert.

Diese Anleitung gilt, bis die Buchhaltungsabteilung über eine spezialisierte Software für den Empfang und die Aufbewahrung von E-Rechnungen verfügt oder bis das Docuware-Dokumenten­management­system (DMS) den Betrieb aufnimmt, welches diese Aufgabe übernehmen kann.

Předłoha:Anchor E-Rechnung: Einführungstermine und Rahmenbedingungen

• Verpflichtende Annahme von E-Rechnungen:
  • Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. - Gleichzeitig kann jedoch mit Lieferanten und Rechnungs­stellern ein anderes Rechnungsformat vereinbart werden.
• Verpflichtender Versand von E-Rechnungen:
  • Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen zu versenden - bei einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € sind sie ab dem 1. Januar 2028 dazu verpflichtet.

• Anwendungsbereich:
  • inländische B2B-Umsätze: d. h. Umsätze zwischen inländischen Unternehmen
• Ausnahmen:
  • Rechnungen an Privatpersonen (B2C-Bereich)
  • Rechnungen für steuerfreie Leistungen
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
  • Fahrausweise und Fahrscheine
• Formatvorgaben für E-Rechnungen:
  • E-Rechnungen müssen – wenn sie verwendet werden – in einem strukturierten, maschinenlesbaren elektronischen Format vorliegen, wie z. B. XRechnung oder ZUGFeRD (gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Normenreihe EN 16931).
  • Alternativ kann zwischen Rechnungssteller und -empfänger ein anderes Format vereinbart werden, solange es eine vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben ermöglicht und mit der europäischen Norm (EN 16931) kompatibel ist. Beispielsweise kann das EDI-Verfahren weiterhin genutzt werden.
• Keine E-Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 gelten reine PDF-Rechnungen, Papierrechnungen, Bilddateien oder E-Mails als sonstige Rechnungen und nicht als E-Rechnungen.
• Prozessanpassungen: Buchhaltungsprozesse müssen an die Verarbeitung von E-Rechnungen angepasst werden, um eine effiziente und rechtskonforme Handhabung zu gewährleisten.
• GoBD-Compliance: Die Verarbeitung und insbesondere die Archivierung von E-Rechnungen muss den GoBD entsprechen und unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar sein. Neben einer revisionssicheren Archivierung sollte eine Verfahrensdokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen erstellt werden.

Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor Zulässige Formate für elektronische Rechnungen

E-Rechnungen müssen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung sowie der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Folgende Formate sind zulässig:* XRechnung: Strukturiertes XML-Format für den Austausch von Rechnungen, aktuell in der Version 3.0.2 - ähnlich einer Textdatei mit maschinenlesbarer Struktur.

* ZUGFeRD-Rechnung: Hybrides Format aus PDF-Datei (Format PDF/A-3) mit eingebetteter strukturierter XML-Datei als Anhang. Der ZUGFeRD-Standard wurde in Deutschland entwickelt (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und liegt aktuell in der Version 3.2 vor. Es gibt 5 ZUGFeRD-Profile, die sich im Umfang unterscheiden.

* Sonstige Formate: Weitere europäische Rechnungsformate, die dem genannten Standard entsprechen, wie z. B. EDI, Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing.

Předłoha:Anchor E-Rechnungen empfangen, bearbeiten und aufbewahren

Nachfolgend wird der neue Ablauf in der Buchhaltung beschrieben, wenn E-Rechnungen eingehen; grundsätzlich bleibt es jedoch möglich, dass die Buchhaltung den Lieferanten oder Rechnungssteller kontaktiert und um eine klassische Rechnung bittet.

Der grundsätzliche Rechnungseingangsprozess bleibt gleich:# Rechnungseingang, vgl. Abschnitt 2.1

1. Rechnungsprüfung, vgl. Abschnitt 2.2
2. Buchung und Zahlung, vgl. Abschnitt
3. Aufbewahrung und Archivierung, vgl. 2.4

Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor Eingang von E-Rechnungen

• ZUGFeRD- und XRechnungen können über verschiedene Übertragungswege wie E-Mail, elektronische Plattformen, File-Download, FTP oder direkte Integrationen von IT-Systemen empfangen werden.
• Üblicherweise werden E-Rechnungen per E-Mail als Anhang eingehen.

NEU: Ab dem 1.1.2025 ist es notwendig festzustellen, ob es sich bei einer per E-Mail eingehenden PDF-Rechnung um eine E-Rechnung vom Typ ZUGFeRD handelt oder um eine „normale“ PDF-Rechnung („sonstige Rechnung“, siehe S. 2). Hierfür empfehle ich folgende Prüfschritte:#

PDF-Datei öffnen: Öffnen Sie die Datei mit einem PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).

1. Prüfen auf Hinweise im Dateinamen und Text: Suchen Sie nach Angaben wie „ZUGFeRD“, „Eingebettete XML-Daten“ oder „Diese Datei enthält strukturierte Rechnungsdaten“.
2. Prüfen auf Anhänge: Die meisten PDF-Viewer zeigen Anhänge bzw. eingebettete Dateien mit einem Büroklammer-Symbol an. Beim Anklicken dieses Symbols wird die XML-Datei sichtbar, was auf eine ZUGFeRD-Rechnung hinweist. – Fehlt das Büroklammer-Symbol, so enthält das PDF keine Anlagen.

Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor NEU: Prüfung einer E-Rechnung

Den bisherigen fachlichen und rechnerischen Prüfungen von Rechnungen muss nun die Validierung der XML-Datei einer E-Rechnung vorangehen. Dies ist die technische Prüfung auf Korrektheit des XML-Schemas mittels eines Validators, vgl. Abschnitt 2.2.2. Gleichzeitig sollte bei ZUGFeRD-Rechnungen auf Abweichungen zwischen PDF- und eingebetteter XML-Rechnung geprüft werden. Wie das praktisch umgesetzt werden kann, ist auf der Seiten 5 erläutert.

= Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor ZUGFeRD-Rechnung: Abweichungen zwischen PDF und XML? =

Nach dem Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung sollte eine Prüfung erfolgen, um sicherzustellen, dass die XML-Datei und die PDF-Darstellung keine Abweichungen aufweisen. Im Fall von Abweichungen können beide Bestandteile gemäß BMF 2024 als eigenständige Rechnungen gelten. „PDF und XML müssen die Vorgaben des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen, um inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung darzustellen.“*

Lt. BMF 2024 muss mit dem XML-Anhang der ZUGFeRD-Rechnung weitergearbeitet werden. „Bei einem hybriden Format bilden die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen gehen die Daten des strukturierten Teils [XML] denen der Bilddatei [PDF] vor.“

• Sind PDF und XML identisch, handelt es sich beim PDF um ein inhaltlich identisches Mehrstück.
• Sind PDF und XML nicht identisch, stellt das PDF ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind.

= Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor Validierung, Prüfung und Wandlung einer XML-Datei in PDF =

Die XML-Datei (XRechnung oder XML-Anhang einer ZUGFeRD-Rechnung) sollte validiert und geprüft werden, ob sie einem gültigen Format entspricht. Hierfür kann die XML-Datei mittels eines Validators geprüft werden. Es gibt hierfür eine Menge von Online und Offline Validatoren.

Ich empfehle mit dem Offline-Validator „Ultramarinviewer“ zu arbeiten, da dieser die Dateien lokal im Unternehmen weiterverarbeitet. Zudem lässt sich mittels der Druckfunktion eine PDF-Datei (oder ein Papierdokument) aus der XML-Datei erzeugen.

Im Folgenden werden die Arbeitsschritte mit dem Ultramarinviewer im Detail erläutert:# Herunterladen und installieren des Ultramarinviewer

1. • Aktuell in der Version 1.2: https://www.ultramarinviewer.de

1. Öffnen des Ultramarinviewer
   • In der Windows-Suche in der Taskleiste suchen nach „Ultramarin“ und öffnen der App
2. XML-Datei öffnen (XRechnung und ZUGFeRD-PDF): Dieses Video zeigt 4 Wege, eine XML-Datei zu öffnen: https://www.ultramarinviewer.de/assets/Ultramarinviewer.mp4

1. 1. Drag and Drop einer XML-Datei einer E-Rechnung in die Startseite des Ultramarinviewer.
      • Das funktioniert ebenfalls mit den meisten ZUGFeRD-Rechnungen als PDF, d. h. es kann die PDF-Datei per Drag and Drop in die Viewer-Startseite gezogen werden – es wird automatisch das eingebettete XML geöffnet!
   2. „Datei öffnen“ klicken in der Menü-Leiste.
   3. „Vorherige Datei“, „Nächste Datei“ in der Menü-Leiste nutzen.
   4. („Senden an“: Rechtsklick auf eine XML-Datei und senden an Ultramarinviewer – hat bei mir nicht funktioniert. Ebenfalls traten mittels „Öffnen mit“ nach Rechtsklick auf eine Datei Fehler auf.)

1. XML-Datei validieren und ZUGFeRD-Rechnung prüfen:

1. Kann die XML-Datei mit dem Ultramarinviewer nicht geöffnet werden oder erscheint beim Öffnen eine Fehlermeldung, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie nicht validiert werden konnte und somit keine valide XRechnungs-Datei ist.
2. Konnte die Datei dagegen geöffnet werden, so ist sie valide. Im Abschnitt „Zusätze“ unter „Spezifikationskennung“ unten ist oft das verwendete XML-Schema eingetragen.

Dataja:Bild4.png

#

Handelt es sich ursprünglich um eine ZUGFeRD-Rechnung, dann sollten nun die Datenfelder der XML im Ultramarinviewer mit den Daten der PDF-Rechnung verglichen werden, um sicherzustellen, dass es sich um identische Mehrstücke derselben Rechnung handelt, siehe Abschnitt 2.2.1.

1. Die Daten der geöffneten XML-Datei werden im Ultramarinviewer in 5 Abschnitten angezeigt, wobei meist nur die ersten 3 Abschnitte befüllt sind.

Dataja:Bild5.png

# XML-Datei drucken: Die dargestellte XML-Datei (XRechnung oder ZUGFeRD-Anhang) kann nun als PDF gedruckt werden, z. B. zur Dokumentation oder wenn für den weiteren Buchungsprozess eine Datei zum Weiterverarbeiten benötigt wird.

1. 1. • 1. Zunächst in der geöffneten Datei im Ultramarinviewer den Abschnitt wählen, der gedruckt werden soll. Dort mittels „Strg + P“ oder Rechtsklick auf die angezeigte XML-Datei und „Drucken“ das Druckmenü öffnen.
        2. Hier unter „Drucker“ einen PDF-Drucker wählen, bspw. den „Microsoft Print to PDF“.
        3. Empfohlene Einstellungen

# Layout: Hochformat Seiten: Alles Farbe: Farbe Weitere Einstellungen:

# Papierformat: A4 Skalierung (%): Tatsächliche Größe Seiten pro Blatt: 1 oder 2 (oder ggf. 4) Optionen: Kopf- und Fußzeilen: ja; Hintergrundgrafiken: nein

1. 1. • 1. Wiederholen pro Abschnitt, welcher buchungsrelevante Daten enthält.

• Hinweis: Bei mir traten Fehler auf, wenn mehrere Instanzen des Ultramarinviewer geöffnet waren. Ebenfalle beim Öffnen einer Datei mittels Rechtsklick auf eine Datei im Explorer und „Öffnen mit“, dann konnte diese Datei nicht geöffnet und validiert werden.

= Předłoha:Anchor Sachliche und rechnerische Prüfung der E-Rechnung =

Die aus der XML-Datei gedruckten PDF-Dokumente können nun für die weitere Rechnungsbearbeitung verwendet werden, bspw. für die sachliche und rechnerische Prüfung der E-Rechnung. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung kann bei identischen Rechnungsdaten auch das ursprüngliche PDF hierfür verwendet werden.

Zu beachten ist, dass sowohl die E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Form als auch die zusätzlichen Dokumente unveränderlich aufbewahrt werden müssen, sofern an ihnen Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke oder Unterschriften.

Předłoha:Anchor Buchung und Zahlung der E-Rechnung

Die Buchung und Zahlung einer E-Rechnung kann wie bisher erfolgen.

Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor Aufbewahrung von E-Rechnungen

Zusammenfassend lässt sich das Schreiben des BMF 2024 wie folgt interpretieren, siehe Zitate unten. Für eine GoBD-konforme Aufbewahrung von E-Rechnungen ist folgendes notwendig:

• E-Rechnungen, insb. XRechnungen sowie der strukturierte XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.
  • Hierfür kann, aber muss nicht, die E-Mail samt Anhang archiviert werden.
• E-Rechnungen müssen während ihrer Aufbewahrungsfrist von min. 10 Jahren maschinell auswertbar sein. Sie dürfen nicht ausgedruckt aufbewahrt werden!
• Zusätzliche Dokumente (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung oder die als PDF gedruckte XML-Rechnung) müssen mit aufbewahrt werden, sofern sie Aufzeichnungen enthalten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke oder Unterschriften zur sachlichen und rechnerischen Prüfung.
• Um die GoBD-Vorgaben zu erfüllen, müssen während der Aufbewahrungsphase die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der gespeicherten Dokumente sichergestellt sein. Eine einfache Speicherung im Windows-Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.
• Mögliche technische Lösungen werden in im folgenden Abschnitt 2.5vorgestellt.
• Neben einer revisionssicheren Archivierung sollte eine Verfahrensdokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen erstellt werden, vgl. Abschnitt 2.6.

Zitate und Verlinkungen zur Aufbewahrung von E-Rechnungen:

„Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Elektronische Rechnungen müssen gemäß den jeweils gültigen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt werden. Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden (Randziffer 131 der GoBD vom 28. November 2019). D. h. elektronische Rechnungen sind originär elektronisch aufzubewahren und müssen maschinell auswertbar sein (Randziffer 128 GoBD vom 28. November 2019). Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen in ausgedruckter Form ist nicht möglich.“

Gemäß BMF 2024 ist „[d]er strukturierte Teil einer E-Rechnung [...] so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.“

„Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen.“Předłoha:Anchor

Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor Technische Lösungen für die Aufbewahrung von E-Rechnungen

Um unter Windows eine GoBD-konforme Archivierung sicherzustellen, ist es entscheidend, dass die gespeicherten Dokumente unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar sind. Die bloße Ablage von Dateien im Windows-Dateisystem erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht, da sie keine Mechanismen zur Verhinderung von Änderungen oder Löschungen ohne Protokollierung bietet.

WORM-Speichermedien für die Archivierung

WORM (Write Once, Read Many)-Medien sind Speichermedien, auf denen Daten einmalig gespeichert und anschließend nicht mehr verändert werden können. Dies stellt die Unveränderbarkeit der Daten sicher. Beispiele für WORM-Medien sind:

• Optische Speichermedien: CD-R, DVD-R und BD-R (Blu-ray Disc Recordable) sind klassische WORM-Medien.
• Magneto-Optische Laufwerke: Diese bieten hohe Speicherkapazitäten und Langlebigkeit, sind jedoch weniger verbreitet und erfordern spezielle Hardware.
• WORM-Festplatten bzw. Archivierugssysteme: Einige Hersteller bieten spezielle Festplatten mit WORM-Funktionalität an, die eine einmalige Speicherung von Daten ermöglichen. Beispielsweise bieten EMC mit Centera sowie NetApp mit SnapLock solche Lösungen an.
• WORM USB-Sticks können eine Lösung für die Archivierung darstellen.
• Softwarebasierte WORM-Lösungen: Es gibt Softwarelösungen, die innerhalb des Windows-Dateisystems einen WORM-Bereich schaffen können. Beispielsweise bieten iTernity mit iCAS sowie Synology mit DSM eine WORM-Funktionalität an, die es ermöglicht, Daten einmalig zu schreiben und mehrfach zu lesen, ohne dass sie verändert werden können.

Wichtige Funktionen solcher Systeme:

• Unveränderbarkeit: Dokumente können nach der Archivierung nicht mehr ohne Protokollierung verändert werden.
• Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf die Dokumente.
• Protokollierung: Alle Zugriffe und Änderungen werden lückenlos protokolliert.
• Sicherheitsmaßnahmen: Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.

Předłoha:Anchor Předłoha:Anchor Verfahrensdokumentation

Gemäß den GoBD ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Sie dient dazu, alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen transparent und prüfungssicher darzustellen.

Die Verfahrensdokumentation sollte die folgenden Punkte detailliert abdecken:

1. Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und der Organisation
   • Darstellung der Unternehmensstruktur und Zuständigkeiten.
   • Beschreibung der Abteilungen, die an der Verarbeitung von E-Rechnungen beteiligt sind.
2. Aufbau der IT-Infrastruktur
   • Hardware: Server, Speichersysteme, Backup-Geräte.
   • Software: Eingesetzte Anwendungen für die Rechnungsverarbeitung und Archivierung.
   • Netzwerke: Netzwerkarchitektur und Sicherheitsmaßnahmen.
3. Prozessbeschreibungen
   • Empfang von E-Rechnungen: Kanäle und Formate (z.B. E-Mail, Webportal).
   • Verarbeitung: Validierung, Datenextraktion und Weiterleitung.
   • Buchung: Integration in das Finanzbuchhaltungssystem.
   • Archivierung: Speichervorgänge und -orte, Zugriffsrechte.
4. Internes Kontrollsystem (IKS)
   • Zugriffsrechte: Haben nur befugte Personen Zugriff auf archivierte Daten und Systeme?
   • Funktionstrennungen: Trennung von Verantwortlichkeiten zur Minimierung von Fehlern und Betrug.
   • Kontrollen: Regelmäßige Überprüfungen und Freigabeprozesse.
5. Datensicherungskonzept
   • Backup-Strategien: Regelmäßigkeit und Methoden der Datensicherung.
   • Notfallplan: Maßnahmen bei Datenverlust oder Systemausfällen.
6. Aufbewahrung
   • WORM-Speicher: Einsatz von "Write Once Read Many"-Technologien zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit.
   • Archivierungsprozesse: Wie und wo werden die Daten langfristig gespeichert?
7. Versionierung und Änderungshistorie
   • Dokumentation aller Änderungen am Verfahren und an den Systemen.
   • Protokollierung von Software-Updates und Prozessanpassungen.

Umsetzungsschritte

• Erstellung eines Projektteams: Zusammensetzung aus IT, Buchhaltung und Compliance-Experten.
• Dokumentation der aktuellen Prozesse: Erfassung des Ist-Zustands und Identifikation von Lücken.
• Dokumentation erstellen: Ausführliche Beschreibung gemäß den oben genannten Punkten.
• Schulung der Mitarbeiter: Sicherstellen, dass alle Beteiligten die Prozesse u. ihre Rollen verstehen.
• Regelmäßige Aktualisierung: Die Verfahrensdokumentation sollte mindestens jährlich oder bei wesentlichen Änderungen aktualisiert werden.

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Ist-Analyse sorbische Welt der Digitalisierung von Arbeitsabläufen

• Ergebnisse der Interviews zusammenfassen, Fokus Tools, Prozesse, Methoden und Weiterbildungen
• ggf. weiterführende Gespräche mit den betreffenden Institutionen, insb. zu Weiterbildungen von Arbeitnehmern
• auch Gespräche mit dem Bund sorbischer Handwerker und Unternehmer e. V. (https://www.domowina.de/?id=284)

Ergebnisse der Interviews

Im Rahmen der Erstellung des sorbischen Digitalisierungskonzeptes wurde 2021 der Ist-Stand im Themenbereich "Digitale Arbeitswelt" analysiert. Hierfür wurden Interviews mit ausgewählten sorbischen Institutionen durchgeführt, um die spezifischen Anforderungen sorbischer Organisationen an die Digitalisierung zu identifizieren, zu analysieren und zusammenzufassen. In diesem Abschnitt präsentieren wir die Resultate dieser Interviews und interpretieren die daraus gewonnenen Erkenntnisse.

Die Interviews wurden mit Vertretern folgender sorbischer Institutionen durchgeführt:

• Domowina e. V. / Domowina z. t.
• Sprachzentrum WITAJ / Rěčny centrum WITAJ
• Stiftung für das sorbische Volk / Załožba za serbski lud
• Sorbisches Institut e. V. / Serbski institut z. t.
• Sorbisches National-Ensemble gGmbH / Serbski ludowy ansambl tzwr
• Domowina-Verlag GmbH / Ludowe nakładnistwo Domowina tzwr

Zusammenfassung der Digitalisierungsbedarfe von sorbischen Organisationen 2021

Digitalisierungsbedarf	Beschreibung	Nennungen
Ermöglichen von Home-Office	ausreichend dienstliche Notebooks entsprechende IT-Infrastruktur interne Regelungen	6 von 6
hoher Anwendungs-Kenntnisstand der Mitarbeiter	regelmäßige Weiterbildungen Wissenstransfer zu IT-Themen mittels Wissens-Mediatoren und Wissens-Pools Fachkreise Fachkräfte DB	5 von 6
Dokumentenablage / Dokumentenmanagementsystem (DMS)	leichtes Finden OCR inkl. sorbischer Buchstaben revisionssichere Ablage ggf. zentral genutzt von mehreren sorbischen Institutionen Arbeitskreis DMS über alle sorbischen Institutionen hinweg	5 von 6
Cloudlösung / Kollaborationsplattform	auch Kommunikationsplattform für Dateiaustausch mit Externen zentral betriebene Cloud für alle sorbischen Institutionen wäre vorteilhaft	5 von 6
moderne IT-Infrastruktur	Standort- und Organisationsstruktur-übergreifende Infrastruktur höhere Upstream-Bandbreite der Server im Haus Virtualisierung der Serverumgebung Standortunabhängig ggf. extern administriert moderne Ausstattung des Neubaus am Lauengraben	5 von 6
IT-Fachkräfte	für IT-Management, CMS / Webseite sorbischsprachige IT-Fachkräfte leichter Zugriff auf interne, zentrale oder externe Fachkräfte	5 von 6
umfangreiche Unterstützung der Dreisprachigkeit	MS Office Spracherkennung Übersetzungsdienst geographische Namen soziale Netzwerke aller Softwareprodukte und Webangebote leichteres Update der sorbischen Rechtschreibprüfung	4 von 6
Projekt- und Aufgabenmanagement	auch übergreifendes Projektmanagement	4 von 6
Customer-Relationship-Management-System (CRM)	für die Adress- und Verteilerpflege	4 von 6
Foto-Archiv	mit Archivierung gedruckter Fotos Übergabe an das Kultur-Archiv Recherche im Kultur-Archiv	4 von 6
zentrale Verwaltung der IT-Assets	IT-Inventar Lizenzen Softwareversionen	3 von 6
moderne Webseite	Content Management System (CMS) gerne gemeinsam mit weiteren sorbischen Institutionen	3 von 6
IT-Support-Ansprechpartner	1st-Level-Support definierte IT-Prozesse gern zentral organisiert für alle sorbischen Institutionen	2 von 6
Organisationsstandard zur Dokumentenablage	Verringerung der Redundanzen der Daten	2 von 6
digitale Personalprozesse	Genehmigungsprozesse wie Urlaubsanträge Zeiterfassung Travel-Management Recruiting	2 von 6
Dokumentenarchivierung	Aufbewahrung von abgeschlossenen Vorgängen und Akten Übergabe an zentrales Kulturarchiv	2 von 6
moderne VoIP-Telefonanlage		2 von 6
Integration der vorhandenen Software	Schnittstellen	2 von 6
moderne Online-Shop-Lösung	gemeinsame Lösung inkl. moderner Bezahlmethoden	2 von 6
Wissensmanagement	Intranet Wiki	2 von 6
Pressemonitoring	auch zentral möglich	2 von 6
Weitere Nennungen	Organisationsstandard für Zugriffe auf IT-Systeme arbeiten im Home-Office Zugriff per VPN Zeitgemäßes Redaktionssystem mit zeitnahen, aktuellen Angeboten und News über alle Kanäle Organisationsstandard für E-Mail-Umgang Ablage, Löschen und Archivieren von E-Mails einheitliche E-Mail-Adressen zentrales Pflegen von Adress- und Kontaktlisten Aufbau eines Digitalisierungszentrums Aufbau eines Forschungsdatenmanagements und wissenschaftlichen Informationsportals Organisationsstandard für Webkonten Benutzerkonten in sozialen Medien Webseiten etc. Moderne Buchhaltungslösung auch zentral organisiert und betrieben für alle sorbischen Institutionen, wenn mandantenfähig	1 von 6
Sonstiges	Bündeln der Kräfte und Kapazitäten Angleichung der Software-Produkte über die sorbischen Institutionen Finden von Partnern in Wirtschaft und Politik Kooperationen mit anderen Minderheiten mit anderen sorbischen Institutionen: zentrale Fachkreise Digitalisierung, IT, Marketing u. a. schnelles und professionelles Übersetzen von Texten zwischen deutsch, ober- und niedersorbisch gemeinsame professionelle Auftritte in sozialen Medien (z. B. YouTube) zentraler sorbischer News-Feed - zentrale Adressdatenbank zentrale Bereitstellung von Standardsoftware (z. B. Office) zentrale IT-Prozesse (Vergabe von Mails, Einrichtung Rechner etc.) Weiterentwicklung digitaler Prozesse Live-Streaming von Vorträgen Einheitliche E-Mail-Namenskonvention/E-Mails f. Mitarbeiter Optimierung Rechnungsworkflow

Nachfolgend sollen die ermittelten Digitalisierungsbedarfe sinnvoll zu Themenbereichen zusammengefasst und erläutert werden.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Bei einem Großteil der Institutionen zeigt sich das Thema Dokumentenmanagementsystem als ein zentraler Bedarf. Der Bedarf umfasst gängige Funktionalitäten eines DMS, wie visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin- / Checkout-Möglichkeiten von Dokumenten, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche. Hierbei liegt die Anforderung nicht nur bei organisatorischen Prozessen, wie beispielsweise das Personalwesen oder das Rechnungswesen, sondern berührt auch die Archivierung und Durchsuchbarkeit von Dokumenten und Medien aus der Kulturgeschichte der Sorben. Inwieweit eine Verbindung zwischen einem aus organisatorischen Prozessen geprägten DMS und einem Archiv für kulturelle Dokumente und Medien sinnvoll ist, kann erst in der nachfolgenden Konzeption erörtert werden. Ebenso relevant ist eine revisionssichere Archivierung von Rechnungen und buchhaltungsrelevanten Dokumenten im Sinne der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dies umfasst nicht nur die erwähnten Dokumente, sondern auch die Betrachtung der zugrundeliegenden E-Mail-Kommunikation. Die Konzeption zu Vorgaben der E-Mail-Archivierung ist somit ebenfalls Bestandteil einer Konzeption eines DMS. Inwieweit ein zentrales institutionsübergeifendes DMS sinnvoll ist, ist auch eine Frage des zugrunde liegenden Datenmodells. Die Erhebung eines Datenmodells für alle relevanten Institutionen stellt einen ersten Schritt für eine Umsetzung dieses Bedarfes dar. Ohne die Kenntnisse der vorhandenen Daten und Informationen, der Informationsübergänge sowie deren von den Informationseigentümern eingeschätzte Kritikalität können vorhandene Synergieeffekte nur schwer eingeschätzt und genutzt werden. Ebenso können mit Hilfe des Datenmodells vorhandene Redundanzen der Daten und Informationen erkannt und konsolidiert werden. Daher besteht auch seitens der Institutionen der Wunsch nach einer internen Arbeitsgruppe, welche die Anforderungen, Ideen und Konzepte der Institutionen gemeinsam bewertet und weiterentwickelt.

Customer Relationship Management (CRM) / Content Management System (CMS)

Bei einem Großteil der Institutionen zeigt sich der Bedarf an einer zentralen Möglichkeit zum Management von Inhalten für die Webauftritte und zur Öffentlichkeitsarbeit. Bestehende CM-Systeme sind teilweise veraltet und ohne entsprechende Fachkenntnisse durch die Verantwortlichen nur schwer zu pflegen. Ein integriertes CMS erleichtert die Pflege und das Einbinden von Content plattformübergreifend und aktuell. Kunden- und Kontaktinformationen zu relevanten Personen sind aktuell oft nicht zentral und für alle Beteiligten vorhanden. Dies erschwert eine professionelle Kommunikation nach außen. Es werden zentrale Datenbanken und Verteiler für dedizierte Zwecke vorgehalten, wie beispielsweise um Einladungen, Newsletter oder Veranstaltungsbewerbung zu verschicken. Ebenso ist es notwendig zentrale Datenbanken für Erstellung von Content zu implementieren. Hier kann sich eine Schnittstelle zu dem oben erwähnten Medienarchiv ergeben, da für die Erstellung von Content ein Zugriff auf ein Medienarchiv mit der entsprechenden Durchsuchbarkeit sinnvoll scheint. Inwieweit eine institutionsübergreifende Lösung sinnvoll ist, ist Bestandteil einer nachfolgenden Konzeption. Seitens der Institutionen besteht der Wunsch nach einer zentralen Bündelung von Ressourcen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Mechanismen der Mandantenfähigkeit sowie der Rechteverwaltung sind bei der Konzeption einer zentralen Lösung zu beachten. Grundsätzlich besteht auch im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit der Wunsch nach einem zentralen und institutionenübergreifenden Fachkreis, welcher den Austausch von Wissen im Umgang mit den technischen Lösungen und sozialen Medien ermöglicht, aber auch eine enge Zusammenarbeit der Institutionen bei der Konzeption gemeinsamer Image-Materialien, wie beispielsweise Flyer oder Videos, fördert. So besteht der Wunsch nach einem gemeinsamen Auftritt in den sozialen Medien sowie eines zentralen Pressemonitorings von sorbischen Medien, da individuell eingesetzte Tools, wie beispielsweise Google Alerts, die sorbische Schrift nicht erkennen. Im Bereich der Onlineshops besteht der Bedarf nach einem integrierten Shopsystem, welches die Bestellprozesse, Lagerbestandsprüfungen, die Zahlungsabwicklung sowie den Rechnungsversand zentral und nach Möglichkeit automatisiert steuert, da manuelle Prozesse aktuell zum einen zu einem hohen Zeitverzug im Versand führen und auch innerhalb der Institutionen zeitliche Ressourcen für manuelle Prüfungen und Bestätigungen binden. Für bestimmte Käufergruppen kann die aktuelle Shopstruktur unattraktiv wirken, da moderne Zahlungsmittel und Bewertungsfunktionalitäten nicht vorhanden sind.

Zentralisierung der IT-Fachkräfte / First-Level Support

Die Zusammenarbeit mit den IT-Dienstleistern Infotech und Omega wird von den meisten Institutionen als gut bis sehr gut beschrieben. Dennoch zeigte sich ein hoher Bedarf an „IT-Fachkräften“ für den First-Level-Support vor Ort am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden. Diese könnten institutionsintern oder institutionsübergreifend angesiedelt werden und sollten im Bedarfsfall schnell einsatzbereit sein. IT-affine Mitarbeiter der Institutionen übernehmen teilweise IT-Tätigkeiten, was einen hohen Ressourcenverbrauch bedeutet, da diese Zeit nicht für die originären Tätigkeiten der Mitarbeiter zur Verfügung steht. Zudem entsteht eine Exklusivität bei diesen Mitarbeitern. Zentrales Wissen sammelt sich bei einzelnen Mitarbeitern der Institutionen. Wenn diese Mitarbeiter die Institutionen verlassen, kommt es zu einem nicht unerheblichen Wegfall von Fachwissen. Grundsätzlich zeigt sich der Bedarf an institutionsübergreifenden Fachkreisen und Arbeitsgruppen zum Thema IT, um Ideen, erarbeitete Konzepte und Erfahrungen gemeinsam regelmäßig auszutauschen. Aus diesen gemeinsamen Arbeitsgruppen entstehen zudem Synergien für IT-relevante Schulungen der anderen Mitarbeiter sowie ein institutionsübergreifendes Verständnis für die Fachkunde der beteiligten Mitarbeiter in den jeweiligen Institutionen. So wird Wissen nicht mehr bei einzelnen Mitarbeitern gesammelt, sondern steht dem Arbeitskreis und somit anderen Institutionen zur Verfügung. Über eine Vernetzung der IT-affinen Mitarbeiter der Institutionen, entsteht ein Bewusstsein dafür, welcher Mitarbeiter „Spezialist“ in welchem IT-relevanten Thema ist, so dass interne Fachkräfte schneller bekannt und für Sachverhalte ansprechbar sind.

Internes Wissens- und Informationsmanagement

Es zeigt sich sowohl auf der Ebene der Institutionen als auch institutionsübergreifend der Bedarf, vorhandenes Wissen zur Verfügung zu stellen sowie internes Wissen und Wissen anderer Institutionen leichter finden und nutzen zu können, beispielsweise in Form eines Wikis oder Intranets. Dies betrifft zum einen Informationen, die das tägliche Arbeiten betreffen, wie z. B. Ansprechpartner, Prozesse, Arbeitsanweisungen etc. Zum anderen sollen Informationen auch institutionsübergreifend ausgetauscht werden und Wissen zentral bereitgestellt werden können. Dies umfasst sowohl Informationen aus institutionsübergreifenden Arbeitsgruppen als auch den Zugang zu gemeinsamen Archivdaten, wie z.B. Bilder oder Texte. Ein internes Wissens- und Informationsmanagement unterstützt folgende Ziele:

• innerinstitutionelle Informationsströme werden beschleunigt,
• es existiert eine sichere Datenbank, die innerinstitutionelle Informationen bündelt,
• es ermöglicht einen schnellen Zugriff und Erreichbarkeit aller Beteiligten,
• es ermöglicht Abläufe zu organisieren und transparent für alle zu kommunizieren.

Digitalisierung von Personalprozessen

Standardisierte Personalprozesse werden größtenteils noch händisch ausgeführt. Diese Prozesse sind ebenfalls durch Medienbrüche gekennzeichnet, was eine Nachverfolgbarkeit und Auswertbarkeit durch die Verantwortlichen erschwert. Dies betrifft maßgeblich folgende Prozesse:

• Urlaubsanträge
• Zeiterfassung
• Zentraler Abwesenheitskalender
• Freigabe-Prozesse für Home-Office etc.
• Personaldaten- und Vertragsverwaltung
• Dienstreisen

Hier besteht seitens der Institutionen der Wunsch nach einer Digitalisierung der standardisierten Personalprozesse mit einer Möglichkeit zur digitalen Signierung und Freigabe von Dokumenten. Als zentrale Vorgaben wurden ein leichtes Verständnis bzw. eine leichte Bedienbarkeit dieser Prozesse genannt sowie die Notwendigkeit, dass ein entsprechendes Tool die sorbischen Schriftzeichen verarbeiten und darstellen kann.

Kollaborationsplattformen

Auch der Wunsch nach einer Cloudlösung zum institutionsübergreifenden Austausch von Dokumenten wurde oft genannt. Hierbei beschränkt sich der Funktionsumfang einer Cloudlösung nicht nur auf den reinen Datentransfer, sondern soll um die Funktionalitäten einer Kollaborationsplattform erweitert werden. Diese soll sowohl die Zusammenarbeit von internen Mitarbeitern („Intranet“), als auch die Zusammenarbeit mit externen Personen („Extranet“) unterstützen. Die Kernbereiche einer Kollaborationsplattform sind Kommunikation, Koordination und Kooperation. Mittels einer solchen digitalen Plattformen können komplexe Aufgaben und Projekte gemeinschaftlich ohne räumliche oder zeitliche Zwänge browserbasiert abgewickelt werden. Die Funktionalität reicht damit weit über den reinen Datentransfer hinaus. Nachfolgende Funktionen wurden im Rahmen der Interviews als notwendig erachtet:

• Kommunikationsunterstützung
• Projekt- und Aufgabenmanagement
• Informations- und Datenmanagement
• Administrative Funktionen

Ebenso besteht ein Bedarf nach dem rechtskonformen und sicheren Austausch von Daten und Dokumenten mit externen Dritten.

Telefonie / Netzwerk / E-Mail

Einige Institutionen nutzen noch ISDN-basierte Telefonanlagen. Aufgrund der erweiterten Funktionalitäten wünschen sich diese Institutionen eine Umstellung auf eine IP-basierte Telefonie (VoIP). Ein Problem, welches mehrere Institutionen sahen, war die zur Verfügung stehende Bandbreite, sowohl in den Institutionen als auch bei den jeweiligen Mitarbeitern im Home-Office. Die Netzwerkinfrastruktur zeigt sich teilweise instabil. Es kommt zu Verbindungsabbrüchen vor allem bei VPN-Zugriff auf die IT-Infrastruktur. Es besteht der Wunsch die Netze von Bautzen und Cottbus über ein virtuelles lokales Netzwerk so zusammenzuschließen, dass alle Mitarbeiter alle Programme und Daten unabhängig vom Standort nutzen können. Dieses Netz soll nach Möglichkeit durch einen externen Dienstleister betreut werden. Ein weiterer Bedarf in der digitalen Kommunikation zeigt sich in dem Wunsch, eine zentral gültige E-Mail-Konvention zu schaffen, welche eine eindeutige Namenskonvention für den Lokalteil der E-Mail-Adresse für alle Institutionen vorgibt. Als Lokalteil wird der Teil einer E-Mail-Adresse bezeichnet, der vor dem „@“-Zeichen steht und die Adresse innerhalb der Domain des E-Mail-Providers eindeutig bezeichnet. Typischerweise entspricht der Lokalteil dem Benutzernamen des Besitzers des E-Mail-Kontos. Zudem hat sich gezeigt, dass nicht alle Mitarbeiter eine dienstliche E-Mail-Adresse besitzen. So arbeiten Betreuer der Internate des Sprachzentrums WITAJ teilweise noch mit privaten E-Mail-Adressen.

Mobiles Arbeiten

Die Möglichkeit für das mobile Arbeiten wird in zahlreichen Institutionen genutzt. Ebenso geben die meisten Institutionen an, ausreichend für das mobile Arbeiten vorbereitet zu sein. So wurde die Beschaffung der notwendigen Hardware (Laptops, Headsets etc.) von vielen Institutionen bereits durchgeführt oder wird aktuell durchgeführt. Zudem zeigt sich, dass der Remote-Zugriff auf lokale Arbeitsrechner teilweise ineffizient ist, da vor allem Anwendungen zur Kooperation, wie z. B. Videokonferenz-Anwendungen, nicht genutzt werden können. Dies liegt daran, dass Kamera und Mikrofon des lokalen Rechners über den Remote-Zugang nicht angesteuert werden können. Dies führt zu sog. „Work-Arounds“ bei denen alternative Kommunikationswege über private Mobilgeräte geführt werden. Diese „Work-Arounds“ können bei einem Datenaustausch personenbezogener Daten auch datenschutzrechtliche Relevanz entwickeln.

Dreisprachigkeit

Ein zentraler Bedarf besteht in der Möglichkeit, digitale Medien dreisprachig zu implementieren, zu konfigurieren und zu nutzen. Viele genutzte Medien bieten aktuell keine Dreisprachigkeit (Deutsch, Obersorbisch, Niedersorbisch). Es zeigt sich vor allem bei schon jetzt vorhandenen digitalen Angeboten der Wunsch, diese durchgängig dreisprachig anzubieten. Dies umfasst Webauftritte, soziale Medien und Webshops bis hin zu verwendeten Software-Lösungen für die tägliche Arbeit. Neben der Ansprache der jeweiligen Hersteller von Anwendungen zeigt sich, dass sich ein zentrales Verzeichnis aller Tools und Anwendungen für die Arbeit der Institutionen hilfreich wäre, welche bereits eine Dreisprachigkeit bieten.

Forschungsdatenmanagement

Aufgrund der zu erwartenden Komplexität soll an dieser Stelle auf einen institutionsspezifischen Bedarf des Sorbischen Institutes eingegangen werden. Hier wurde der Aufbau eines Forschungsdatenmanagements als ein zentraler Bedarf genannt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Richtlinien der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) einzuhalten, welche bei Nicht-Beachtung zum Ausschluss von der Drittmittelbeantragung führen. Ein Forschungsdatenmanagement (FDM) bezeichnet alle methodischen, konzeptionellen, organisato-rischen und technischen Maßnahmen und Verfahren zur Handhabung von Forschungsdaten über deren Lebenszyklus. Zum Forschungsdatenmanagement gehören zudem Festlegungen, was mit den Daten nach Abschluss eines Forschungsprojekts geschehen soll, also beispielsweise wo und wie die Daten archiviert werden und wer auf die archivierten Daten Zugriff erhält. Eine technische Verwaltung der Forschungsdaten kann auf vielfältige Weise erfolgen. Das sorbische Institut wünscht sich eine Lösung, welche folgende Kriterien erfüllt:

• Zentrale Datenverwaltung, ggf. nach dem FAIR Data-Prinzipien; diese umfassen folgend Anforderungen:
  • Findable: Die Daten sollen wieder auffindbar sein.
  • Accessible: Die Daten sollen langfristig zugänglich sein.
  • Interoperable: Die Daten sollen technisch nachnutzbar und mit anderen Datensätzen kombinierbar sein.
  • Reusable: Die Daten sollen analytisch und intellektuell wieder verwendbar sein.
• Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten
• Kooperatives Repository für wissenschaftliche Kooperationen
• Langzeitarchivierung der Forschungsdaten mit einem persistenten Zugang für Berechtigte

Soll-Konzeption Digitalisierung von Arbeitsabläufen

Maßnahmen entwickeln
Welche Maßnahmen und Schritte sind notwendig, um die „Digitalisierung von Arbeitsabläufen inkl. Weiterbildungen für Arbeitnehmer“ voranzubringen oder gar als Dienstleistung für sorbische Kulturgutträger anzubieten?

• Beschreibung der Maßnahmen inkl. ihrer Schritte
• Bewertung der Maßnahmen (grobe Aufwandsschätzung)